Manajemen inventaris yang optimal merupakan kunci kelancaran operasional dan peningkatan kualitas layanan di rumah sakit. Sayangnya, banyak rumah sakit masih menghadapi tantangan dalam hal ini, seperti stok yang tidak konsisten, penggunaan berlebihan, visibilitas data yang terbatas, proses manual yang memakan waktu, hingga komunikasi yang rumit dengan pemasok.
Semua hambatan ini pada akhirnya berdampak pada pembengkakan biaya dan yang paling penting, berpotensi mengorbankan keselamatan pasien. Untuk itu, dibutuhkan strategi yang tepat dan terstruktur untuk mengoptimalkan analisis inventaris rumah sakit.
Umumnya, tantangan paling umum dalam manajemen inventaris di layanan kesehatan yang ingin dipecahkan oleh penyedia layanan medis meliputi:
- Pengisian ulang stok yang konsisten dan tepat waktu
- Penggunaan yang berlebihan
- Visibilitas data yang terbatas
- Input data manual
- Alur kerja klinis yang usang
- Komunikasi yang rumit dengan pemasok
Bagaimana fasilitas kesehatan dapat mengatasi tantangan ini, mengurangi biaya proses, dan pada akhirnya meningkatkan hasil perawatan pasien?
Artikel ini akan memandu Anda melalui 5 langkah penting dalam menerapkan praktik terbaik analisis inventaris, sehingga rumah sakit Anda dapat mencapai efisiensi operasional, menekan biaya, dan yang terpenting, meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan bagi pasien.
Langkah 1. Menyediakan Tampilan Real-Time Penyimpanan Medis
Tampilan persediaan obat-obatan dan peralatan yang terbatas merupakan alasan utama tantangan manajemen inventaris rumah sakit—barang-barang hilang dalam situasi kritis atau tidak digunakan tepat waktu dan akibatnya, perlu dibuang. Hal ini menyebabkan fasilitas kesehatan mengalami kerugian finansial dan reputasi.
Dengan membangun visibilitas end-to-end ke dalam inventaris medis dan mendapatkan pembaruan real-time tentang konsumsi dan tanggal kedaluwarsa, rumah sakit dapat mengoptimalkan pelacakan dan manajemen inventaris di industri kesehatan dan mencegah kerugian.
- Daftar Inventaris: Memberikan visibilitas item berdasarkan kategori dan status, serta memungkinkan untuk mendapatkan informasi detail tentang obat-obatan dan peralatan medis.
- Ikhtisar Stok: Memungkinkan staf layanan kesehatan untuk mendapatkan gambaran terpadu tentang persediaan stok berdasarkan departemen, gudang, dan pusat distribusi.
- Pelacakan Penggunaan: Fungsionalitas ini membantu spesialis pengadaan memantau konsumsi obat-obatan dan persediaan medis dasar seperti masker dan kapas, serta mengisi kembali stok tepat waktu.
- Peringatan yang Disesuaikan: Memungkinkan manajer inventaris untuk mendapatkan pembaruan real-time tentang item yang stoknya rendah atau akan segera kedaluwarsa.
Langkah 2. Memanfaatkan Pendekatan Berbasis Data untuk Konsumsi dan Pengisian Ulang Stok
Manajemen dan pelacakan inventaris rumah sakit yang konsisten memungkinkan organisasi layanan kesehatan untuk menghasilkan wawasan tentang penggunaan persediaan medis dan membangun asumsi pengadaan berdasarkan data statistik.
Bergantung pada tujuan yang ingin dicapai oleh fasilitas medis, data yang dikumpulkan dapat membantu mengatasi penggunaan yang berlebihan, mengontrol distribusi biaya, atau bertindak sebagai dasar untuk solusi perkiraan permintaan tingkat lanjut.
Analitik data menemukan kembali manajemen inventaris di industri kesehatan. Disajikan dengan serangkaian dasbor dan laporan khusus, analitik data menawarkan eksekutif layanan kesehatan sumber data yang andal yang dapat digunakan untuk mengurangi biaya pemeliharaan dan mengoptimalkan proses pengadaan.
- Analisis Perubahan Kuantitas: Memberikan spesialis pengadaan gambaran lengkap tentang jumlah item yang digunakan dalam periode waktu tertentu dan menjadi bagian penting dari manajemen inventaris di layanan kesehatan.
- Pelaporan Item Stok Rendah: Membantu melacak jumlah item penting dan menentukan frekuensi pengisian ulang terbaik, jumlah optimal yang harus dipesan, dan menetapkan tingkat inventaris minimum.
- Laporan Distribusi Biaya: Memberikan eksekutif bisnis tampilan terperinci tentang biaya yang dikeluarkan untuk item inventaris dan pemanfaatan, memungkinkan mereka untuk membandingkan pengeluaran yang direncanakan vs aktual dan merencanakan anggaran inventaris di masa depan.
- Pemantauan Aktivitas: Mewakili daftar aktivitas berdasarkan gudang, fasilitas, atau departemen tertentu. Ini memungkinkan pelacakan tindakan umum yang dilakukan oleh pekerja inventaris dan staf perawat dalam periode waktu tertentu dan menggunakan informasi ini untuk mengoptimalkan operasi dan alur kerja.
Langkah 3. Memperlancar Komunikasi dengan Pemasok
Manajemen pesanan merupakan bagian besar dalam keberhasilan rantai pasok layanan kesehatan. Namun, sebagian besar perangkat lunak manajemen inventaris modern untuk rumah sakit masih belum memiliki fungsionalitas yang diperlukan untuk mengotomatiskan pemesanan dan pelacakan.
Meskipun penyedia layanan kesehatan perusahaan biasanya menggunakan kontrak pembelian massal, spesialis pengadaan masih memiliki banyak pekerjaan untuk memastikan fasilitas kesehatan akan mendapatkan persediaan yang diperlukan tepat waktu. Menemukan distributor yang tepat, memeriksa apakah jumlah yang diperlukan tersedia, menyetujui waktu pengiriman, memesan, dan memantau pemenuhannya. Jika terjadi kesalahan, seringkali dibutuhkan waktu berjam-jam untuk berkomunikasi dengan vendor lain, memesan ulang item yang diperlukan, dan menyesuaikan harga (jelas tidak menguntungkan Anda).
Memperkenalkan modul bawaan dengan fungsionalitas manajemen pesanan adalah cara untuk menghubungkan spesialis pengadaan dan pemasok dalam perangkat lunak untuk manajemen inventaris di industri kesehatan.
Langkah 4. Mengoptimalkan Alur Kerja Fasilitas Kesehatan
Seperti industri konvensional lainnya, layanan kesehatan mengalami transformasi digital. Di antara banyak tantangan yang ada bagi organisasi, proses yang usang, dan ketangkasan digital yang rendah memainkan peran kunci dalam adopsi teknologi. Untuk merangkul inovasi dan fokus pada layanan pelanggan yang berkualitas, fasilitas medis memerlukan perubahan dari dalam.
Membayangkan kembali alur kerja fasilitas dan memanfaatkan otomatisasi cerdas untuk menggantikan proses manual yang memakan waktu akan membantu mengurangi biaya operasional bisnis dan memberikan waktu luang bagi staf rumah sakit untuk perawatan medis yang berkualitas, meningkatkan hasil pasien, dan menemukan kembali manajemen inventaris di industri kesehatan.
- Menetapkan Barcode dan Tag RFID: Dan memindainya menggunakan kamera ponsel atau perangkat khusus memungkinkan staf rumah sakit untuk secara otomatis memperbarui informasi tentang persediaan medis atau meminta pengisian ulang stok tanpa memasukkan angka dan nama secara manual.
- Meningkatkan Komunikasi: Antara staf rumah sakit dan tim admin untuk memastikan yang pertama memiliki akses mudah ke data inventaris, dapat dengan mudah meminta obat-obatan yang diperlukan, dan mendapatkan pembaruan tepat waktu tentang persediaan layanan kesehatan yang tersedia.
- Beralih dari Spreadsheet dan Catatan Kertas: Untuk meminimalkan kesalahan manusia, menstandarisasi format data, dan memastikan data inventaris penting selalu tersedia untuk eksekutif dan pemangku kepentingan.
Langkah 5. Membangun Integritas Proses Inventaris
Bertujuan untuk memberikan perawatan pasien yang berkualitas, organisasi layanan kesehatan sering kali mencoba untuk mengatasi setiap masalah manajemen inventaris dalam rantai pasokan layanan kesehatan secara individual, padahal pada kenyataannya, tidak ada komponen yang bekerja secara terpisah. Satu-satunya cara untuk mengatasi tantangan yang terkait dengan manajemen inventaris di layanan kesehatan dan meningkatkan hasil pasien adalah dengan membangun integritas ke dalam proses dan alur kerja inventaris.
Jadi, bagaimana Anda membangun titik koneksi tunggal untuk semua fasilitas, departemen, dan karyawan Anda dan membangun proses manajemen inventaris yang mulus?
- Jadikan aktivasi cloud sebagai bagian dari transformasi manajemen inventaris rumah sakit. Berikan akses mudah ke informasi kapan pun tim Anda membutuhkannya, dapatkan lebih banyak ruang untuk kolaborasi online, dan pertimbangkan integrasi dengan sistem penagihan dan faktur seluler untuk memperlancar proses pengadaan.
- Integrasikan fungsionalitas manajemen pesanan dan manfaatkan alat pelaporan dan analitik. Untuk menghemat waktu tim Anda dengan memberi mereka informasi terbaru tentang situasi nyata di gudang medis; mencegah situasi kritis yang terkait dengan kehabisan stok, dan mengurangi biaya yang dihabiskan untuk pemanfaatan.
- Ganti alat, modul, dan program yang rumit untuk manajemen pasokan dengan perangkat lunak manajemen inventaris khusus untuk fasilitas kesehatan. Transformasikan alur kerja inventaris dengan mendigitalkan catatan dan menghadirkan aset untuk kolaborasi online, membantu karyawan mengatasi friksi digital, dan membiarkan mereka fokus pada hal yang paling penting—perawatan pasien.
Manajemen inventaris di industri kesehatan berjalan seiring dengan penyediaan layanan medis yang berkualitas. Selama staf rumah sakit Anda sibuk memperbarui informasi tentang obat-obatan yang digunakan dan spesialis pengadaan menghabiskan waktu berjam-jam untuk memesan, pasien Anda berada dalam risiko.
Penerapan pendekatan end-to-end untuk pelacakan inventaris dan otomatisasi alur kerja fasilitas rutin dapat membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya.
Ingin meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam pengelolaan inventaris di rumah sakit Anda? Hubungi BitHealth sekarang juga! Kami menyediakan solusi perangkat lunak inventory management terdepan yang dirancang khusus untuk industri kesehatan. Kunjungi situs web kami atau hubungi tim kami untuk informasi lebih lanjut dan konsultasi gratis.
