Di dunia kesehatan yang serba cepat dan dinamis, pengelolaan persediaan obat yang efisien bukan lagi sekadar pilihan, melainkan sebuah keharusan. Lebih dari sepertiga anggaran rumah sakit dialokasikan untuk persediaan, dan obat-obatan seringkali menjadi komponen biaya terbesar. Pemborosan akibat obat kadaluarsa, stok kosong yang menghambat pelayanan, dan pengadaan yang tidak terencana dapat menggerogoti keuangan rumah sakit secara signifikan.
Di sinilah peran inventory analytics, khususnya Analisis ABC, menjadi sangat krusial. Analisis ABC, sebuah metode inventory analytics yang telah teruji, mengklasifikasikan obat berdasarkan nilai dan kepentingannya, sehingga rumah sakit dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya dan mencapai efisiensi yang optimal.
Penerapan inventory analytics dengan Analisis ABC bukan hanya tentang efisiensi, tetapi juga tentang meningkatkan kualitas pelayanan. Dengan memastikan ketersediaan obat yang tepat dan meminimalkan pemborosan, rumah sakit dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk meningkatkan kualitas layanan medis, infrastruktur, dan kesejahteraan staf.
Dalam artikel ini, akan dibahas bagaimana analisis ABC dapat membantu rumah sakit Anda untuk mengelola persediaan obat.
Bagaimana Analisis ABC Meningkatkan Pengelolaan Persediaan Obat?
Analisis ABC mengelompokkan persediaan obat menjadi tiga kategori:
- Kelas A: Obat-obatan dengan nilai dan perputaran tinggi (70-80% dari total nilai inventaris). Contohnya: obat-obatan untuk penyakit kronis, obat-obatan vital, dan obat-obatan dengan masa simpan pendek.
- Kelas B: Obat-obatan dengan nilai dan perputaran sedang.
- Kelas C: Obat-obatan dengan nilai dan perputaran rendah (biasanya dalam jumlah besar, tetapi nilai keseluruhannya kecil).
Klasifikasi Inventory di Rumah Sakit dengan Analisis ABC
Dengan mengklasifikasikan persediaan obat berdasarkan Analisis ABC, rumah sakit dapat menerapkan strategi pengelolaan yang lebih terfokus dan efisien. Berikut penjelasan lebih lanjut dan contoh penerapannya:
1. Memprioritaskan Pengelolaan
Obat-obatan Kelas A, yang memiliki nilai dan perputaran tinggi, membutuhkan perhatian dan kontrol yang lebih ketat dibandingkan kelas lainnya. Untuk obat-obatan Kelas A, rumah sakit perlu menetapkan batas stok minimum dan maksimum yang ketat dan melakukan pemantauan stok secara rutin, idealnya harian. Penerapan sistem peringatan dini juga penting untuk mencegah stok kosong. Selain itu, penyimpanan obat-obatan Kelas A harus di lokasi yang aman, terkontrol suhu dan kelembapannya, serta tercatat dengan baik untuk meminimalkan risiko kerusakan dan kadaluarsa. Negosiasi secara berkala dengan pemasok juga penting dilakukan untuk mendapatkan harga terbaik, diskon volume, dan syarat pembayaran yang menguntungkan.
2. Mengoptimalkan Tingkat Stok
Tujuan utama dari optimasi tingkat stok adalah menjaga ketersediaan obat yang cukup tanpa menyebabkan penumpukan stok yang tidak perlu. Untuk obat-obatan Kelas A, rumah sakit perlu mempertahankan stok yang cukup untuk memenuhi permintaan, namun hindari stok berlebihan yang berisiko kadaluarsa. Perencanaan pengadaan yang akurat berdasarkan data historis dan perkiraan kebutuhan sangat penting dilakukan. Untuk obat-obatan Kelas B, pertahankan stok yang moderat dan pantau perputarannya secara berkala. Sedangkan untuk obat-obatan Kelas C, minimalkan stok dan pertimbangkan sistem pemesanan “just-in-time” untuk mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kadaluarsa.
3. Meningkatkan Akurasi Peramalan
Pemantauan ketat terhadap penggunaan obat-obatan Kelas A memberikan data yang akurat untuk peramalan. Analisis data historis penggunaan obat Kelas A selama beberapa periode penting dilakukan untuk mengidentifikasi pola dan tren permintaan. Selain itu, pertimbangkan juga faktor musiman, seperti peningkatan kasus flu di musim hujan, untuk mengantisipasi lonjakan permintaan. Penggunaan software manajemen inventaris yang canggih juga dapat membantu dalam peramalan dan perencanaan pengadaan.
4. Meningkatkan Efisiensi Pengadaan
Strategi pengadaan yang diterapkan haruslah berbeda untuk setiap kelas obat. Untuk obat-obatan Kelas A, negosiasikan kontrak jangka panjang dengan pemasok terpercaya untuk mendapatkan harga dan pasokan yang stabil. Untuk obat-obatan Kelas B, lakukan pemesanan secara berkala dengan mempertimbangkan lead time dan perputaran stok. Sedangkan untuk obat-obatan Kelas C, gunakan sistem pemesanan otomatis atau “vendor-managed inventory” untuk meminimalkan waktu dan biaya administrasi.
Studi kasus oleh SAC College of Pharmacy menunjukkan bahwa penerapan analisis ABC untuk persediaan obat di rumah sakit pemerintah dengan 1500 tempat tidur berpotensi mengurangi biaya hingga 20%.
Analisis ABC adalah metode yang efektif dan mudah diaplikasikan untuk meningkatkan efisiensi persediaan obat di rumah sakit. Dengan fokus pada pengelolaan obat-obatan bernilai tinggi dan perputaran tinggi, rumah sakit dapat mengoptimalkan sumber daya, mengurangi biaya, dan yang terpenting, memastikan ketersediaan obat yang dibutuhkan pasien.
Ingin mengoptimalkan pengelolaan persediaan obat di rumah sakit Anda dengan inventory analytics? Hubungi BitHealth sekarang untuk solusi terintegrasi dan inovatif!
